PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Publicado por FrestorSire en septiembre 27, 2023

El proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación, organización, dirección y control, desarrolladas con el objetivo de aprovechar los recursos con los que cuenta la organización para hacerla efectiva. A continuación, se presentan diversas definiciones del proceso administrativo para comprender aún más su significado.

El proceso administrativo se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que estos cumplan con el proceso administrativo.

También se entiende por proceso administrativo a la metodología que permite manejar eficazmente una organización y consiste en estudiar la administración como un proceso integrado por varias etapas. Cada etapa responde a seis preguntas fundamentales: ¿qué?, ¿para qué?, ¿cómo?, ¿con quién?, ¿cuándo?, y ¿dónde?; interrogantes que siempre deben plantearse durante el ejercicio de la administración, y que son conocidas como las preguntas clave de esta disciplina.

El proceso administrativo establece seis funciones de toda empresa industrial (técnicas, administrativas, contables, comerciales, financieras, de seguridad) y define a las funciones administrativas como las encargadas de coordinar y sincronizar a las otras cinco funciones. Dentro de las funciones administrativas desarrolló las cuatro etapas para un proceso administrativo eficiente y correcto.

El proceso administrativo funciona como una guía simple y rigurosa mediante la cual una empresa u organización intenta lograr los objetivos propuestos de la forma más eficiente.

La aplicación de este proceso administrativo permite aprovechar la mano de obra y los recursos técnicos y materiales que posee una empresa. El proceso administrativo permite controlar de manera organizada los recursos y disponerlos de manera eficiente.

Este proceso puede ser aplicado en cualquier tipo de empresa y cada uno de los miembros de la organización debe conocer su rol dentro del proceso. La planificación y organización de los procesos administrativos suele ser el deber de los puestos jerárquicos cuyas funciones son menos técnicas y más administrativas.

El proceso administrativo cuenta con las siguientes características:

• Es utilizado en empresas y organizaciones para la correcta administración y utilización de los recursos.
• Sirve para organizar procedimientos y cumplir metas y objetivos.
• Debe estar alineado a los objetivos de la empresa y se busca que pueda ser aplicado de manera efectiva y simple.
• Sus fases están interrelacionadas y se pueden dividir en: mecánica (compuesta por la planificación y la organización) y dinámica (compuesta por la dirección y el control).
• El ciclo de sus fases se repite por cada objetivo propuesto. Son etapas cíclicas y repetitivas.
• Debe ser conocido por todos los miembros de la empresa.
• Puede ser aplicado en cualquier tipo o tamaño de empresa.
• Debe ser regulado por la cúpula administrativa de la organización.

Los principios del proceso administrativo son muy importantes porque le permiten a la dirección de una compañía aplicar cada uno de los elementos que lo forman:

• Factibilidad: debe ejecutarse de forma que se adapte a la realidad y condiciones objetivas de la propia empresa y el entorno en el que está situada.
• Objetividad y cuantificación: durante su desarrollo no se deben tener en cuenta opiniones subjetivas o cálculos arbitrarios. Será preciso utilizar estadísticas, estudios de mercado, etc. Su aplicación sirve para cuantificar los costes de todo el proceso.
• Flexibilidad: se deben establecer márgenes que den la posibilidad de maniobrar ante determinadas situaciones imprevistas y así poderse adaptar fácilmente a las nuevas condiciones.
• Unidad: todo plan empresarial debe establecerse como general para toda la empresa para dirigirse a las metas y objetivos generales.
• Del cambio de estrategias: es necesario hacer actualizaciones periódicas del plan, que servirán para guiar las nuevas estrategias de la empresa, las acciones y los presupuestos.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo está conformado de cuatro etapas principales: planificación, organización, dirección y control. En conjunto, todas siguen un proceso cíclico, por lo que se reiniciarán al completar su última etapa.

Es importante resaltar que las cuatro etapas antes mencionadas se dividen en dos grupos de acuerdo con su fase de ejecución: mecánicas (planificación y organización) y dinámicas (dirección y control).

1.- ETAPA MECÁNICA O ESTRUCTURAL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA DE PLANIFICACIÓN

La etapa de planificación es el primer paso de todo proceso administrativo. Es en este punto donde se establecen los objetivos y metas de la empresa. Sin embargo, aquí también se debe incluir los medios por los cuales se pretende alcanzar tales objetivos. En otras palabras, se traza una ruta de acción.

La importancia de la planificación es que reduce la incertidumbre e incrementa las posibilidades de éxito. Esta etapa se enfoca en el futuro de la empresa, por lo que funciona por medio de proyecciones y se analiza cómo los factores actuales pueden influenciar el futuro.

Por último, se desarrolla un plan que contenga de forma objetiva e integral las principales actividades que se realizarán en el futuro. Los siguientes son los principales pasos de la fase de la planificación:

• Definir los objetivos: hacia dónde se desea llegar.
• Determinar la situación actual de la empresa.
• Identificar los posibles eventos que podrían ocurrir en el futuro de la empresa.
• Analizar y elegir la forma de resolver eventuales problemas.
• Implementar un plan y evaluar el resultado.

ETAPA DE ORGANIZACIÓN

El siguiente paso consiste en distribuir las tareas y responsabilidades entre los diferentes grupos de trabajo que componen la empresa. Este es el proceso de división de labores en grupos, los cuales deben estar interconectados y trabajar de forma conjunta.

Esta parte del proceso está íntimamente ligada a las habilidades de cada trabajador y los recursos físicos que la empresa posee. El propósito principal de la organización es asignar objetivos específicos a cada actividad de la compañía.

Aquello es importante, ya que elimina la duplicación de esfuerzos para cada tarea. Además, la estructura establecida refleja los objetivos y planes de la empresa. Con aquel conocimiento, cada tarea puede llevarse a cabo con un mejor costo y un mayor nivel de satisfacción por parte de cada colaborador. Algunos de los pasos más importantes en esta etapa son:

• Dividir la carga de trabajo en tareas que puedan realizarse por grupos individuales.
• Subdividir cada tarea en unidades operativas.
• Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector.
• Proveer de materiales y recursos útiles a cada sector.
• Especificar quién depende de quién dentro de la organización e iniciar la jerarquización interna de la empresa.
• Establecer mecanismos que integren las actividades de todas las áreas y revisar la efectividad de dicha integración.

2.- FASE DINÁMICA U OPERATIVA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA DE DIRECCIÓN

Las dos primeras etapas implican la planificación y la organización, las cuales tienen una naturaleza teórica. A partir de este punto, se pone en ejecución el engranaje interno de la compañía. Por esta razón, la dirección es considerada como una de las etapas dinámicas dentro del proceso administrativo.

Con las actividades de la empresa divididas en tareas a cargo de diferentes áreas, los colaboradores son los principales responsables de la ejecución del plan y aseguran el correcto funcionamiento de la compañía. Por eso, se da mucha importancia a la motivación y la comunicación dentro de las diferentes áreas. Algunos de los pasos más importantes en esta fase son:

• Ofrecer la motivación necesaria a los colaboradores.
• Recompensar el trabajo de cada colaborador con el salario respectivo.
• Prestar atención a las necesidades de los colaboradores, las cuales pueden cambiar de acuerdo con la naturaleza de cada área.
• Establecer mecanismos de comunicación eficientes entre los diferentes sectores de la empresa.

ETAPA DE CONTROL

La última parte del proceso consiste en asegurarse de que las acciones planificadas se realicen tal como fueron trazadas. Al igual que la fase de dirección, esta pertenece a la etapa dinámica, ya que implica acciones concretas dentro de la empresa.

El control de las actividades realizadas por la empresa ayuda a analizar sus puntos más altos y bajos. Luego de conseguir los resultados, se realizan modificaciones a fin de corregir las posibles deficiencias y dificultades durante la ejecución del plan. Algunos de los pasos más importantes son:

• Evaluar y analizar los resultados obtenidos.
• Contrastar los resultados con los de planes realizados previamente.
• Identificar problemas y llevar a cabo las medidas correctivas correspondientes.

BENEFICIOS DE APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La correcta aplicación del proceso administrativo obtendrá los siguientes beneficios:

• Es una guía práctica y metodológica para la administración de empresas.
• Permite sistematizar y controlar las operaciones continuas.
• Sienta las bases para estructurar (organizar) el trabajo y dividirlo en departamentos y jerarquías conforme a las necesidades y los recursos de las empresas.
• Permite establecer un sistema de selección de individuos acorde con las necesidades de la empresa.
• Da las bases para aplicar el método científico para el mejoramiento de la empresa o su replanteamiento.
• Es un instrumento importante de reorganización de la empresa.

Se entiende que la importancia del proceso administrativo radica en que su adecuada implementación faculta a la empresa para optimizar sus recursos, desarrollando fortalezas competitivas y elevando su productividad, de la mano del bienestar laboral de sus integrantes, cuyos esfuerzos individuales permitirán el logro de los objetivos colectivos.

CALIDAD EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Una organización de excelencia es aquella que cumple estrictamente con el control de calidad de sus productos, con el fin de garantizar a sus clientes productos y servicios de calidad, brindándoles la certeza de que están utilizando productos que ha sido evaluados en todas sus etapas de acuerdo con las normativas vigentes y actualizadas.

La calidad de los productos tiene una importancia transcendental en el mundo de los negocios, ya que es el soporte principal donde se unirán todos los demás aspectos que impactan en un producto o servicio. Toda organización debe garantizar la satisfacción del cliente y hacer que se distinga la marca diferenciándose del resto de la competencia.

Garantizar la calidad y la seguridad de los productos está directamente vinculado con el éxito de la empresa. La necesidad de satisfacer los requisitos del cliente lleva a las empresas a efectuar medidas que contribuyan a desarrollar niveles de eficiencia, tales como la implementación del control de calidad en sus productos.

La calidad en la prestación de un servicio es un proceso dinámico que abarca desde el diseño de la producción del servicio hasta el momento mismo de su prestación, el momento más importante de todo el diseño. La calidad es responsabilidad de toda la corporación, de tal manera que no puede abordarse de forma parcial sino como una propuesta integral, de ahí la idoneidad del planteamiento de la calidad como proceso que compromete a toda la organización.

El control de calidad es el proceso de regulación a través del cual se puede medir la calidad real, compararla con las normas o las especificaciones y actuar sobre la diferencia.

El control de calidad es importante ya que debido a las actividades desarrolladas en cada etapa del proceso productivo estamos garantizando un producto que satisface las necesidades del consumidor final y las propias de la empresa.

La planificación del control de calidad son actividades orientadas a establecer:

• Las variables por controlar en cada etapa del proceso productivo o a someter a investigación para mejora.
• Las frecuencias de medición.
• Los puntos de muestreo.
• Sistemas de muestreo.
• Metodología de los ensayos.
• Límites de control.

Estas actividades se desarrollan en conjunto con el área de producción y se plasman en el plan de inspección.