CONSULTORÍA ADMINISTRATIVA
La consultoría administrativa busca resolver una necesidad o un problema específico, generalmente porque las empresas consultantes no tienen el personal ni el tiempo para solucionarlos, por lo cual buscan especialistas que se los resuelvan.
Casi todas las empresas requieren asistencia para diagnosticar las causas de sus problemas, y, en consecuencia, contratan expertos para que descubran las áreas o procesos que limitan el adecuado funcionamiento de estas.
Es usual que las entidades deseen implementar sistemas o procesos nuevos o mejorar los que ya existen. Es así, como se busca corregir una determinada situación, mejorar condiciones o descubrir nuevas alternativas.
Se ha comprobado, por otra parte, que los dueños o directivos de las empresas “no detectan” a tiempo los problemas por su involucramiento en las operaciones diarias, sus prácticas habituales, el anquilosamiento que padecen, el “libre” pensamiento de sus directivos y las costumbres no revaluadas. También porque por lo general no disponen de personas capaces de enfrentarse a graves problemas, con la misma probabilidad que tiene un verdadero especialista.
Es por ello que las entidades y los directivos necesitan de procesos de mejora continua, reingeniería, técnicas depuradas de dirección y la adopción de tecnologías avanzadas, materias propias de la consultoría administrativa. Las empresas deben optimizar sistemas y procesos de dirección, administración, operación y control.
CARACTERÍSTICAS DE LA CONSULTORÍA ADMINISTRATIVA
- Vela por el crecimiento de la empresa.
- Se realiza cada cierto periodo de tiempo.
- Aumenta la productividad y reduce costos.
- Controla y administra los procesos productivos.
¿QUÉ ES LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA?
La gestión administrativa es el conjunto de actividades que se realizan para dirigir una organización mediante una conducción racional de tareas, esfuerzos y recursos.
Su capacidad de controlar y coordinar las acciones y los distintos roles que se desempeñan dentro de la empresa permite prevenir problemas y alcanzar los objetivos. La conducción sistemática de una correcta gestión administrativa favorece la obtención de resultados favorables para la organización.
La importancia de la gestión administrativa consiste en preparar a la organización y disponerla para actuar, pero de manera anticipada, contemplando todos los medios y procedimientos que necesita para cumplir con sus objetivos y disminuir los efectos negativos o posibles problemas.
¿PARA QUÉ SIRVE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA?
No solo se debe saber que es la gestión administrativa, sino también conocer para que sirve, hay que complementar dichos conocimientos con las actividades adecuadas para que esta área empresarial pueda ir de la mejor manera posible. Dentro de algunas de las características más importantes que tiene que realizar este trabajador encontramos los siguientes:
- Es necesario que se elaboren normas, políticas e instrucciones de trabajo para no desviarse de lo que se quiere lograr.
- Además, los empleados necesitan su área de trabajo en donde todos estén cómodos y puedan ejercer tranquilamente.
- Hay que realizar un constante estudio y análisis de diagnóstico.
- Supervisar la ejecución correcta de los presupuestos establecidos y no sobrepasarlos.
- Supervisar que los trabajadores estén cumpliendo con sus tareas y obligaciones.
- Realizar planes estratégicos preventivos para estar atentos en caso de alguna circunstancia complicada o problema que se presente.
- Capacitar al personal laboral en la diferentes tareas y puntos importantes de la empresa.
- Es importante mantener a los directores y dueños de la empresa al tanto de los avances que se realizan es esta, pudiendo también tomar la oportunidad de proporcionar ideas en general.
FUNCIONES DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
La gestión administrativa es un proceso que contempla cuatro funciones principales:
- Planificación
Es la primera función necesaria para guiar y desarrollar de manera exitosa las siguientes etapas. Consiste en proyectar metas, definir los objetivos y establecer los recursos necesarios y las actividades que se van a realizar en determinado período de tiempo. Para eso, por ejemplo, se puede realizar una investigación interna y del entorno a través de herramientas de análisis como “las cinco fuerzas de Porter” o “FODA”.
- Organización
Consiste en armar una estructura para distribuir los recursos humanos y los económicos de los que dispone la empresa para ordenar y desarrollar su trabajo y alcanzar los objetivos planificados. Aquí se determinan las áreas dentro de la organización, se agrupan las tareas según los puestos de trabajo y se selecciona el personal apto.
- Dirección
Consiste en ejecutar las estrategias planificadas, orientando los esfuerzos hacia los objetivos a través del liderazgo, la motivación y la comunicación. Implica incentivar a los empleados, mantener una comunicación fluida con todas las áreas de la organización y establecer mecanismos de evaluación constante, entre otros.
- Control
Consiste en verificar que las tareas diarias avancen alineadas con las estrategias planificadas, a fin de optimizar la toma de decisiones, reorientar algunas actividades, corregir problemas o evaluar resultados, entre otros. Es una labor administrativa que debe ejercerse con profesionalidad y transparencia. La medición de los resultados obtenidos (para compararlos con los resultados planificados) permite buscar una mejora continua.
RELEVANCIA DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Mantiene la salud financiera: El poco o nulo control sobre los recursos económicos, la falta de seguimiento de ganancias y pérdidas y el poco aprovechamiento de los datos financieros hará que la empresa pase por una crisis. Por el contrario, si se realiza un buen monitoreo de las actividades, se crea un conjunto de estándares y se centraliza la información, será posible conseguir una buena salud financiera.
Aumenta la productividad: Es posible identificar qué equipos ejecutan mejor ciertas tareas para dejar que se concentren en sus puntos fuertes. Identificar los errores del proceso y corregirlos dará como resultado una metodología más eficiente que ayudará a invertir menos tiempo y, a menudo, también menos recursos.
Ayuda a cumplir los objetivos establecidos: El logro de metas y resultados muchas veces se debe a una buena gestión financiera y administrativa. Esto se logra cuando la organización se enfoca en generar e implementar procesos más eficientes que garanticen el cumplimiento de objetivos.
Genera satisfacción en clientes y empleados: Los procesos más eficientes se reflejan en calidad y tiempo, y dan como resultado que los clientes vean satisfechas y superadas sus necesidades. La relación con los clientes puede volverse más estrecha, lo que te ayudará a comprender mejor sus necesidades y te permitirá ofrecer productos y servicios que las satisfagan.
Los empleados también estarán más satisfechos cuando se den cuenta de que hay menos desgaste y pérdida de esfuerzo en tareas irrelevantes. Algo que impulsará su motivación y les dará suficiente tiempo para enfocarse en actividades más retadoras.
Promover la toma de decisiones basadas en datos: Las decisiones se toman con base en los resultados. Al registrar toda la información de la empresa, clientes y colaboradores, se pueden tomar decisiones más precisas, analizar escenarios pasados y actuales, y planificar las estrategias futuras.
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